Absensi bukan hanya sekedar data absensi pegawai. Sistem juga dikelola, yang akan membantu manajemen untuk membuat keputusan atau kebijakan. Untuk itu, ada sistem manajemen absensi khusus yang biasa disebut manajemen absensi.
Time attendance system berkaitan erat dengan produktivitas tempat kerja dan profitabilitas organisasi. Melacak kehadiran karyawan dapat membantu perusahaan tumbuh di area bisnis masing-masing.
Dengan berkembangnya teknologi, pengelolaan absensi juga dapat dilakukan melalui software. Ini adalah aplikasi yang dirancang untuk mengelola data kehadiran perusahaan, karena dapat dilakukan secara otomatis, pengoperasiannya menjadi lebih optimal.
Salah satu penyedia perangkat lunak time attendance system dan kehadiran tersebut banyak yang tersebar dan tersedia di internet. Sebagai penyedia layanan sistem informasi sumber daya manusia, banyak software yang menyediakan perangkat lunak time attendance system dan kehadiran dengan keunggulan yang sangat dibutuhkan perusahaan.
Apa itu perangkat lunak time attendance system?
Perangkat lunak manajemen absensi adalah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk merekam, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan. Perusahaan tidak lagi membutuhkan tumpukan kertas atau mesin sidik jari untuk mengatur absensi karyawan. Dengan menggunakan software absensi, data absensi yang masuk akan diolah, kemudian dapat diringkas menjadi sebuah laporan, yang nantinya akan diintegrasikan dengan berbagai proses pengembangan sumber daya manusia lainnya (seperti laporan penggajian, evaluasi kinerja, liburan, dll).
Data kehadiran karyawan juga sangat berguna untuk pengambilan keputusan HRD. Misalnya, seorang karyawan tampaknya selalu datang tepat waktu, tetapi kinerjanya akhir-akhir ini menurun. HRD akan mencari tahu penyebab penurunan kinerja karyawan dan mencari cara untuk mengatasi penurunan tersebut. Oleh karena itu, pengambilan keputusan HRD akan didasarkan pada informasi dan data yang akurat.
Teknologi Perangkat Lunak time attendance system
Teknologi time attendance system memiliki banyak keunggulan. Sistem yang disediakan memudahkan pengelolaan absensi karyawan, termasuk karyawan dengan jam kerja dan shift yang tetap. Komponen yang ada juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Komponen yang terkait dengan kebijakan perusahaan dapat ditambahkan ke dalam sistem, seperti toleransi keterlambatan, jadwal kerja yang fleksibel, dll.
Untuk HRD, menggunakan time attendance system juga sangat membantu. Mereka dapat mengelola data kehadiran karyawan dengan lebih akurat karena bersifat otomatis. Nilai akurasi ini sangat penting karena mempengaruhi nilai penggajian setiap karyawan.
Fitur Perangkat Lunak Manajemen Absensi
Perangkat lunak time attendance system memiliki sistem terintegrasi dalam modul time attendance system. Sistem ini memiliki banyak fungsi, sehingga lebih unggul dari sistem absensi lainnya. Fungsi yang ada juga memiliki fungsi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan. Fungsi utama perangkat lunak time attendance system adalah sebagai berikut.
1. Kelompok waktu
Time group adalah fungsi yang digunakan untuk mengelompokkan karyawan dengan jam kerja yang sama. Dengan demikian, Anda dapat mengatur jadwal dan status kehadiran karyawan dengan lebih terorganisir. Melalui jadwal ini akan dibandingkan dengan data kehadiran karyawan untuk mengetahui status kehadirannya.
Menu ini juga memiliki komponen lain, seperti pengaturan jam kerja fleksibel, toleransi keterlambatan, cuti tahunan, lembur, lembur, dan lembur liburan fleksibel. Komponen-komponen tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
2. Kalender
Fungsi kalender akan menampilkan semua hari libur dan acara perusahaan. Dengan kalender ini, Anda dapat mengatur ketentuan bagi karyawan yang dapat mengambil cuti atau mengikuti acara perusahaan. Tampilan menunya sendiri sangat sederhana, sehingga mudah dipahami.
3. Jadwal tidak normal
Karyawan dapat mengubah jadwal karena beberapa alasan. Jika sebelumnya lisensi HRD harus ditangani melalui prosedur yang memakan waktu, semuanya dapat dilakukan dengan mudah dengan Menu Pengecualian Jadwal. Menu ini juga sangat memudahkan perusahaan yang menerapkan jam kerja shift kepada karyawan tertentu.
4. Libur atau cuti
Menu liburan digunakan untuk mengkonfigurasi konfigurasi liburan perusahaan. Fungsi ini juga dapat digunakan untuk menentukan kuota cuti, masa kuota, dan daftar karyawan yang berhak cuti.
5. Permintaan izin
Kesalahan pencatatan saat pegawai perijinan datang terlambat karena hal tertentu dapat diselesaikan melalui menu permintaan izin. Menu ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan izin datang terlambat atau pulang lebih awal, dan dapat langsung melakukan pengelolaan administrasi. Jika catatan kehadiran tidak sesuai dengan jam kerja, dapat dengan mudah dilacak.
6. Tinggalkan permintaan
Agar karyawan dapat dengan mudah mengatur liburan mereka, mereka dapat menggunakan fungsi permintaan liburan. Fungsi ini tidak hanya digunakan untuk mengajukan liburan, tetapi juga untuk mengecek kuota liburan mereka.
7. Permintaan lembur
Pengajuan lembur karyawan hanya dapat diselesaikan melalui fungsi permintaan lembur. Setelah itu, admin atau administrator HRD bisa langsung memberikan izin atau tidak dengan mudah, tanpa prosedur yang rumit.
8. Jadwal
Dalam fungsi tabel absensi, manajemen sumber daya manusia dapat dengan mudah mengelola catatan kehadiran karyawan. HRD dapat langsung menginput data absensi, kemudian menganalisis dan membandingkan dengan jadwal staf. Menu itu sendiri memiliki dua jenis, yaitu unanalyzed timetable dan menu analysis.
9. Definisi waktu
Salah satu fungsi kehadiran ditentukan saat menghitung upah atau kompensasi. Karena data absensi dapat diperoleh dengan mudah melalui software absensi, maka proses penghitungan gaji juga lebih efisien dan akurat.
Manfaat penerapan teknologi time attendance system dan kehadiran bagi perusahaan
Hadirnya teknologi manajemen absensi tentunya akan mendorong dan mempermudah proses pengelolaan absensi karyawan. Oleh karena itu, jika Anda menggunakan sistem absensi ini, Anda akan mendapatkan keuntungan sebagai berikut:
1. Waktu perekaman waktu nyata
Sistem absensi dapat merekam kehadiran dan waktu kembali karyawan secara real time. Dengan catatan yang benar, manajemen dapat lebih mudah mengelola data untuk alur kerja berikutnya.
2. Integrasi ke dalam sistem kerja lain
Data absensi ini pasti akan digunakan kembali oleh beberapa sistem kerja lainnya. Misalnya, menghitung upah, mengevaluasi karyawan, mengeluarkan bonus, dll.
Untuk melakukan semua pekerjaan dengan lebih mudah, perangkat lunak time attendance system dan kehadiran , akan terintegrasi secara otomatis dengan semua sistem kerja. Oleh karena itu, Anda dapat dengan cepat mengelola data kehadiran dengan segera.
3. Mudah digunakan
Perangkat lunak ini tentu saja dirancang untuk memudahkan semua pengguna (termasuk manajemen perusahaan dan karyawan) untuk menggunakannya. Dengan akses yang mudah ini tentunya akan meningkatkan efisiensi kerja.
4. Akses kapan saja, di mana saja
Karena software ini hanya membutuhkan koneksi jaringan yang stabil, Anda dapat mengaksesnya kapan saja, di mana saja dengan ponsel atau komputer pribadi Anda. Selain itu, Anda tidak perlu pergi ke kantor untuk mengelola data.
5. Hasilkan laporan kehadiran yang akurat
Kesalahan dalam laporan kerja seperti absensi dapat mengakibatkan kesalahan fatal. Tetapi menggunakan perangkat lunak waktu dan kehadiran ,, pembuatan laporan akan menghasilkan laporan yang akurat berdasarkan data yang ada. Oleh karena itu, Anda dapat memanfaatkan laporan ini dengan baik.
Semua kemudahan yang diberikan, dalam time attendance system akan berdampak signifikan bagi perusahaan. Hal-hal yang dulunya dilakukan secara manual dan membuang-buang waktu kini dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Baik HRD maupun karyawan lainnya dapat menggunakan waktu mereka untuk melakukan hal-hal yang lebih menguntungkan dan produktif.
Beberapa manfaat software pencatat absensi karyawan dapat membantu HRD dan perusahaan mengelola absensi karyawan, sehingga membantu meningkatkan kinerja karyawan. Perusahaan yang mengelola karyawannya akan mendapatkan kepercayaan dari karyawannya. Sehingga kinerja pegawai dapat lebih efisien dan lebih berkualitas.
Memiliki pengalaman luas dalam membantu banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak time attendance system dan kehadiran untuk mengelola kehadiran karyawan. Tidak hanya mengatur jadwal kerja karyawan, software HRD juga memiliki banyak modul dan fungsi, HRD dapat menggunakan modul dan fungsi tersebut untuk menjalankan HRIS (Human Resource Information System) yang lebih baik.
Talenta by Mekari, Aplikasi Time Attendance System untuk Efisiensi Proses
Software atau aplikasi absensi online adalah platform yang bisa digunakan oleh HR perusahaan untuk memantau kehadiran karyawan atau pegawai secara online. Umumnya terintegrasi dengan sistem cuti dan payroll perusahaan serta administrasi HR lainnya, sehingga memudahkan operasional HR yang sebelumnya bersifat manual. Aplikasi absensi online dapat berbasis web dan mobile, baik iOS atau Android.
Salah satu contoh aplikasi absensi online adalah Mekari Talenta yang memiliki berbagai macam fitur andalan. Misalnya fitur geotag untuk memonitor posisi karyawan dan fitur absensi menggunakan metode swafoto agar memudahkan perusahaan beradaptasi dengan mode remote working.
Pengelolaan absensi menjadi lebih efektif dan mudah berkat pemberdayaan absensi karyawan mandiri menggunakan smartphone. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk perangkat absensi terpisah, dan kehadiran karyawan dapat dipantau dari mana saja.
Menggunakan aplikasi Mekari Talenta juga akan mempermudah perusahaan ketika melakukan evaluasi kinerja karyawan dan perhitungan gaji sebab sistem absensi online yang disediakan sudah terintegrasi dengan software payroll dan aplikasi penilaian kinerja karyawan. Operasional HR pun menjadi lebih efektif, serta dapat berfokus lebih banyak pada pengembangan dan pertumbuhan karyawan.